處理投訴的藝術

與幾位大機構工作的朋友們聚會,談起職場上「惡啃」的工作,大家不約而同認為,在最前線處理客戶,或接聽電話的人員,壓力最大。他自己的情緒亦受到投訴人的牽引,一不小心吸收太多「負能量」,隨時壓力爆煲。

  「接聽電話的前線同事,常常收到無理投訴,應該授予勤工獎!」醫療機構的朋友A君有感而發,「我們的新服務只有朝九晚五辦公時間可以使用,一些白領人士馬上投訴,認為不夠方便,必須小心回應。」

  「電視時間表稍為更改節目,播放時序不同,馬上收到投訴,要花很多時間解釋呢。」曾經在電視台工作的B君說。

  「收到投訴當然煩惱,但前線同事如果EQ夠高,四 撥千斤,隨時可以獲獎!」我聽了大家的意見,即時分享兩位房協前線職員的方法,讓大家偷師。

  第一個秘訣,是「夠耐性」。一位處理「長者安居樂」,即長者屋申請的同事黃女士,常常收到長者查詢,長者們不是重複又重複,就是講極都唔明。她誠懇地聆聽,並且代入長者角度,自己嘗試了解他們的需要,然後提供可行的協助。

  第二個秘訣,是「幫得手」。一位處理物業客戶服務的陳女士,負責協助交樓,有業主在疫情之下,既想執漏,又想減少進入單位的工人數目,更想確保進度無阻。她代入業主心情,盡力與承建商協調,最終成功交樓。

  憑著耐性及處事得宜,兩人獲得申訴專員嘉許獎公職人員獎。有些工作不是「難」,而是「煩」,如果有平靜的心,先聆聽,後分析,慢慢跟進,很多事情其實沒有想像中複雜。在繁忙的社會,人人心煩氣躁,平靜的心最重要。

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